Le novità antiricilaggio e gli adempimenti per lo studio professionale

Sei un Avvocato o un Commercialista o un professionista destinatario di obblighi Antiriciclaggio ex art. 3 del D.Lgs. 231/2007?

Allora, ecco perché affidarti al servizio Assistenza e Consulenza Antiriciclaggio TI CONVIENE!

In data 4 luglio 2017 è entrato in vigore il Decreto Legislativo n. 90 del 25 maggio 2017 – recante modifica al D.Lgs. 231/2007 e al D.Lgs. 109/2007 – che ha dato attuazione della IV Direttiva AML (Direttiva 2015/849/UE).

Per effetto di tali modifiche, il nuovo assetto normativo prevede che i “soggetti obbligati” sono tenuti a porre in essere i necessari interventi di adeguamento per dare attuazione alle nuove disposizioni legislative.
Di seguito, le principali novità che scaturiscono dal rinnovato decreto Antiriciclaggio:

  •  definizione di “Soggetti obbligati” ovvero la modifica del perimetro dei soggetti destinatari della normativa Antiriciclaggio;
  • introduzione di nuovi criteri per l’identificazione della clientela, in particolare del titolare effettivo, nei casi di società e trust, nonché delle persone politicamente esposte;
  • applicazione del principio del Risk based approach e individuazione di nuove fattispecie cui si applicano gli obblighi di adeguata verifica della clientela;
  • importanza del patrimonio informativo e dei nuovi fattori di rischio utili per la profilatura del rischio e per l’applicazione di misure semplificate / rafforzate di adeguata verifica;
  • obblighi di conservazione per un periodo di 10 anni (dalla cessazione del rapporto continuativo, della prestazione professionale o dall’esecuzione dell’operazione occasionale) di dati, informazioni e documenti, in considerazione dell’abrogazione dell’obbligo di tenuta dell’AUI, fermo restando gli obblighi di trasmissione alla UIF dei dati aggregati;
  • obblighi di segnalazione di operazione sospetta, tenendo conto che l’invio di una s.o.s. va effettuato prima di compiere l’operazione, indipendentemente dalla sua entità e assicurando il rispetto dell’obbligo di astensione;
  • limitazioni all’uso del contante e dei titoli al portatore, divieto di emissione di libretti al portatore, di trasferimento tra soggetti diversi ed estinzione di quelli ancora esistenti entro il 31/12/2018;
  • nuovo obbligo di adottare adeguato presidio Antiriciclaggio, considerando la necessità di prevedere idonei controlli e procedure nel rispetto dei provvedimenti emanati delle Autorità di Vigilanza recanti disposizioni attuative volte a disciplinare le modalità di assolvimento degli obblighi normativi;
  • adozione di procedure volte ad incentivare le segnalazioni interne di violazioni, potenziali o effettive, delle disposizioni in materia di antiriciclaggio da parte del personale dipendente, c.d. whistleblowing.

Importanti novità hanno riguardato anche il regime sanzionatorio che prevede misure effettive, proporzionate e dissuasive

Criteri per il corretto adempimento degli obblighi Antiriciclaggio

Al professionista, destinatario dei nuovi obblighi Antiriciclaggio viene richiesto di attuare efficaci sistemi di autovalutazione del rischio attraverso la razionalizzazione del principio dell’approccio basato sul rischio. Tale valutazione deve essere documentata (basata su analisi statistiche di dati) e in caso di variazioni interne o esterne periodicamente aggiornata e resa disponibile in caso di verifica delle autorità di vigilanza.

Sul piano operativo, all’interno dello studio professionale (come pure dell’istituto di credito) i “Soggetti obbligati” devono dare prova di aver effettivamente strutturato un presidio Antiriciclaggio che sia proporzionale ai rischi individuati e che in fase di ispezione si presenti idoneo a prevenire o mitigare il riciclaggio e il finanziamento del terrorismo.

Inoltre, gli stessi destinatari degli obblighi Antriciclaggio devono assicurare la conservazione dei documenti, dati e informazioni utili a prevenire, individuare o accertare eventuali attività di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo e devono consentire lo svolgimento delle analisi effettuate, nell’ambito delle rispettive attribuzioni, dalla UIF o dall’Organismo di autoregolamentazione competente.

A tal fine, il decreto Antiriciclaggio impone la conservazione di copia dei documenti acquisiti in occasione dell’adeguata verifica della clientela e l’originale ovvero copia avente efficacia probatoria ai sensi della normativa vigente, delle scritture e registrazioni inerenti le operazioni. La documentazione conservata deve consentire, quanto meno, di ricostruire univocamente:
a) la data di instaurazione del rapporto continuativo o del conferimento dell’incarico;
b) i dati identificativi del cliente, del titolare effettivo e dell’esecutore e le informazioni sullo scopo e la natura del rapporto o della prestazione;
c) la data, l’importo e la causale dell’operazione;
d) i mezzi di pagamento utilizzati.

I documenti, i dati e le informazioni acquisiti sono conservati per un periodo di 10 anni dalla cessazione del rapporto continuativo, della prestazione professionale o dall’esecuzione dell’operazione occasionale.
Le modalità di conservazione adottate devono prevenire qualsiasi perdita dei dati e delle informazioni ed essere idonee a garantire la ricostruzione dell’operatività o attività del cliente nonché’ l’indicazione esplicita dei soggetti legittimati ad alimentare il sistema di conservazione e accedere ai dati e alle informazioni ivi conservati.

Il decreto 231/2007 consente ai “Soggetti obbligati” di delegare a terzi la conservazione dei documenti, dei dati e delle informazioni, fermo restando il diritto del professionista destinatario degli obblighi di accesso diretto e immediato al sistema di conservazione.

In cosa consiste il servizio Assistenza e Consulenza Antiriciclaggio?

L’intervento del team di esperti Antiriciclaggio prevede le seguenti azioni operative:

  • analisi di contesto – è la fase in cui il consulente Antiriciclaggio incontra il professionista, soggetto obbligato, ed effettua il sopraluogo del contesto – studio professionale, istituto di credito, azienda – per individuare e conoscere gli stakeholder e per poter acquisire gli elementi utili per la valutazione del rischio;
  • elaborazione del Piano Operativo Antiriciclaggio Personalizzato – sulla base di attento esame, il Team Antiriciclaggio elabora il Piano Antiriciclaggio Personalizzato e lo sottopone all’attenzione della figura apicale della struttura in cui il Piano diventerà operativo;
  • attuazione del Piano Operativo Antiriciclaggio Personalizzato – il POAP si compone di una serie di protocolli e regole che dovranno trovare dinamica attuazione all’interno del contesto di riferimento, pertanto il Team Antiriciclaggio effettuerà una puntuale e rigorosa presentazione a benefico di tutto lo staff che a vario titolo interagisce nel contesto di riferimento;
  • formazione Antiriciclaggio – il Team di esperti Antiriciclaggio cura la formazione/aggiornamento in materia di Antiriciclaggio sia del professionista titolare, sia del personale dipendenti e collaboratori. Tali interventi formativi saranno calibrati in ragione delle funzioni e delle mansioni del singolo incaricato e saranno validi ai fini del corretto adempimento degli obblighi formativi previsti in capo ai Soggetti obbligati, oltre a essere riconosciuti ai fini della formazione continua e obbligatoria (CFP);
  • monitoraggio efficacia del Piano Operativo Antiriciclaggio Personalizzato – il Team Antiriciclaggio garantisce, per 10 anni, il monitoraggio continuo dell’efficacia del Piano Operativo Antiriciclaggio Personalizzato e provvede all’aggiornamento del POAP in considerazione dell’evoluzione del quadro normativo di riferimento nonché delle mutate caratteristiche/esigenze del contesto in cui trova applicazione;
  • conservazione dei documenti, dati e informazioni – per un periodo di 10 anni dalla cessazione del rapporto continuativo, della prestazione professionale o dall’esecuzione dell’operazione occasionale, il Team Antiriciclaggio cura la conservazione adottando le modalità in grado di prevenire qualsiasi perdita dei dati e delle informazioni ed essere idonee a garantire la ricostruzione dell’operatività o attività del cliente nonché’ l’indicazione esplicita dei soggetti legittimati ad alimentare il sistema di conservazione e accedere ai dati e alle informazioni ivi conservati;
  • assistenza in fase di ispezione – il Team Antiriciclaggio interviene, su chiamata del professionista, in fase di ispezione Antiriciclaggio che le Autorità competenti potranno effettuare presso la sede in cui opera il soggetto obbligato.